Il servizio Google Docs mette a disposizione gratuitamente funzioni molto avanzate di condivisione e lavoro in team, e per questo viene utilizzato molto spesso proprio nei gruppi di lavoro di dimensioni piccole e medie, per collaborare alla realizzazione e alla revisione di documenti di testo, presentazioni o fogli di calcolo. Una funzione poco nota, presente in Docs e Presentations (cioè nei moduli dedicati ai testi e alle presentazioni), semplifica la comunicazione con i collaboratori, poiché permette di realizzare collegamenti che rimandano direttamente a un punto preciso del documento. Questi link possono essere inviati via mail o tramite instant messenger e permettono di concentrare l’attenzione sui punti critici, per esempio indicando le frasi da correggere o i dati da aggiornare. Ecco come usarli.
Se state lavorando con un documento di testo, per prima cosa posizionate il cursore sulla frase che volete mostrare; selezionate poi la voce Segnalibro nel menu Inserisci: lungo il margine sinistro del testo comparirà l’icona di un segnalibro, e un pop-up mostrerà i comandi Link e Rimuovi. Il secondo permette di cancellare il segnalibro, mentre il primo è quello che ci interessa: fate clic destro e selezionate la funzione Copia indirizzo link nel menu contestuale. Incollate il collegamento in una mail o in un messaggio istantaneo per indirizzare gli interlocutori ai passaggi che volete segnalare; naturalmente, chi riceve il collegamento deve avere almeno i diritti di lettura sul documento, e deve aver completato il login al suo account di Google; in caso contrario, riceverà un errore.
Potete ottenere un risultato simile anche con le presentazioni, ma la procedura è ancora più semplice: basta raggiungere la diapositiva che volete condividere e copiare l’Url presente nella barra dell’indirizzo del browser, che contiene anche l’informazione sulla posizione all’interno del documento. Quando il destinatario aprirà il collegamento, raggiungerà direttamente la diapositiva che volete mostrargli.
