Esperti di Word in 20 mosse

Art_SW_Word_297

Secondo i dati di Microsoft, Office ha oltre 1,2 miliardi di utenti: al mondo più di una persona su sette – neonati compresi! – usa questa suite di produttività . Dei tanti programmi di Office non c’è dubbio su quale sia il più utilizzato: Word, l’elaboratore di testi. Si tratta di un software incredibilmente sofisticato, la cui potenza viene sfruttata però solo in minima parte. Certo, alcune delle sue funzioni più specializzate sono utili soltanto in casi molto particolari, ma Word possiede anche tante caratteristiche che permetterebbero di lavorare meglio e più speditamente in innumerevoli occasioni e sono invece sconosciute ai più. Nelle pagine che seguono ve ne presenteremo molte: siamo certi che ne troverete qualcuna che ancora non conoscevate. Per realizzare questo articolo abbiamo utilizzato Word 2013, ma tutto quello che leggerete è applicabile anche al recentissimo Word 2016, tranne nel caso che troverete segnalato.

di Maurizio Bergami e Dario Orlandi

ICON_EDICOLA1) Iniziare subito a lavorare
In passato Word apriva subito un documento vuoto quando veniva lanciato. Con la versione 2013 le cose sono cambiate: all’avvio il programma apre la cosiddetta Schermata Start, dove si trova un’ampia galleria di modelli espandibile con le collezioni che Microsoft mette a disposizione sul suo sito Web. Certo, basta un clic sulla miniatura Documento vuoto per poter continuare con un foglio bianco, ma per chi usa di rado i modelli e magari apre Word parecchie volte al giorno di tratta di un passo ulteriore che alla lunga diventa fastidioso. Per fortuna non è difficile ripristinare il comportamento precedente. Basta andare richiamare la visualizzazione Backstage, facendo clic sulla scheda File, e selezionare Opzioni nella colonna di sinistra in modo da aprire la finestra Opzioni di Word. Nella sezione Generale di questa finestra bisogna poi togliere il segno di spunta alla voce Mostra la schermata Start all’avvio dell’applicazione.

2) Personalizzare il Ribbon
Poche funzioni nella storia di Word hanno generato reazioni così contrastanti come il Ribbon (che nella versione italiana è chiamato Barra multifunzione), ovvero l’elemento fondamentale dell’interfaccia rinnovata che ha fatto il suo esordio con Office 2003. Molti utenti l’hanno subito apprezzato, ma tantissimi altri hanno trovato insopportabile l’idea di dover rinunciare di colpo a una barra di menu che, pur avendo raggiunto una complicazione ai limiti del gestibile (si basava su tre livelli gerarchici e comprendeva oltre trenta toolbar e innumerevoli pannelli) ormai conoscevano alla perfezione. Se l’interfaccia “classica”, per quanto complessa, era personalizzabile a piacere, il Ribbon aveva poi una struttura rigidissima. Che piaccia o no, con il Ribbon bisogna comunque imparare convivere, a meno di non voler passare a un altro software o di rimanere ancorati a una versione di Word con oltre 10 anni sulle spalle, quella di Office 2003. La buona notizia è che Microsoft ha reso il Ribbon più flessibile nelle edizioni successive di Office: ora è possibile aggiungere nuove schede, oltre a quelle predefinite, e popolarle con i comandi preferiti. Vediamo come si deve procedere.

Aprite nella vista Backstage la finestra Opzioni di Word, come visto in precedenza, e selezionate la sezione Personalizzazione barra multifunzione. Sul lato destro della finestra (figura 2a) sono visibili due colonne; la prima mostra tutti i comandi di Word. Notate che la lista a discesa Scegli comandi da consente di selezionare un sottoinsieme dei tantissimi comandi disponibili; particolarmente utile è la voce Comandi non presenti sulla barra multifunzione. La seconda colonna mostra invece la struttura corrente della barra: qui è possibile decidere quali schede visualizzare agendo sulle caselle di spunta che ne precedono il nome. Se pensate di voler utilizzare le macro e le altre possibilità  di programmazione offerte da Word (vedete più avanti la sezione “personalizzare Word con Vba”), spuntate subito la casella Sviluppo in modo da rendere visibile la scheda omonima.
Il pulsante Nuova scheda, come intuibile, permette di aggiungere una scheda al Ribbon: il nome predefinito sarà  Nuova scheda (personalizzato), ma potrete modificarlo a piacere facendo clic sul pulsante Rinomina (per eliminare la scheda dovrete invece usare il suo menu contestuale, accessibile come sempre con un clic del tasto destro del mouse) Potrete anche cambiarne la posizione selezionandola e agendo sulle due frecce (verso l’alto e verso il basso) a lato dell’elenco. La nuova scheda conterrà  il gruppo Nuovo gruppo (personalizzato), ma potrete aggiungerne altri e rinominarli a piacere. Una volta creata una scheda, sfruttando il pulsante Aggiungi sarà  possibile personalizzarla inserendovi i comandi preferiti. Per l’esempio visibile in figura 2b abbiamo creato una scheda Strumenti, nella quale abbiamo inserito il gruppo Office con i comandi per il lancio diretto degli altri programmi della suite Microsoft. La possibilità  di personalizzare il Ribbon è però un’arma a doppio taglio; il rischio è quello di farsi prendere la mano: sposta una scheda oggi, aggiungine una domani, ci si può ritrovare con una barra multifunzione confusa e poco pratica. La soluzione è a portata di clic: tra le opzioni di personalizzazione è presente anche il pulsante Reimposta, che consente sia di riportare il Ribbon alla stato originale, sia di rimuovere semplicemente le modifiche apportate a una scheda specifica. E se invece le personalizzazioni si rivelassero efficienti, con il pulsante Importa/Esporta potrete salvare in un file e applicarle a un’altra installazione di Word.

3) Recuperare  i documenti perduti
È molto raro che Word si blocchi mentre si sta lavorando su un documento, ma non è da escludere che un crash di un altro programma o addirittura di Windows stesso obblighi a riavviare il computer senza aver avuto la possibilità  di salvare i file aperti. Da tempo quindi Word integra una funzione che, in casi come questi, permette di recuperare tutto o quantomeno buona parte del lavoro svolto dopo l’ultimo salvataggio. Se siete mai incappati in una situazione del genere, al riavvio Word vi avrà  probabilmente mostrato nel pannello destro la scritta Recuperato, dandovi la possibilità  di ottenere – con un clic su Mostra file recuperati – l’elenco dei documenti che erano stati modificati dopo l’ultimo salvataggio. È possibile sia visualizzare il contenuto dei file in questione, sia salvarli su disco. Word può effettuare questo “miracolo” perché effettua automaticamente un salvataggio temporaneo dei file aperti: di default l’operazione avviene ogni 10 minuti, ma questo valore può essere modificato ed è una buona idea ridurlo (noi l’abbiamo portato a 2 minuti).

È sufficiente andare alla sezione Salvataggio della finestra Opzioni di Word e intervenire sulla voce Salva informazioni di salvataggio automatico ogni x minuti. Word fa del suo meglio per prevenire non solo i danni derivanti da un eventuale malfunzionamento dell’hardware ma anche quelli dovuti a un momento di distrazione. Sotto la voce appena citata ne troverete infatti un’altra che vi consigliamo di non disabilitare: Mantieni l’ultima versione salvata automaticamente se si chiude senza salvare. In questo caso bisogna tenere presente che Word non fornisce alcuna segnalazione particolare quando si riapre un documento chiuso senza essere stato salvato. Per recuperare l’ultimo salvataggio temporaneo bisogna andare nella vista Backstage e fare clic su Impostazioni: a fianco del pulsante Gestisci versioni sarà  presente l’elenco delle precedenti versioni del file, comprese quella eventualmente chiusa senza salvataggio, e basterà  un clic per aprirla. Word permetterà  sia di ripristinarla (ovvero di utilizzarla come versione corrente del file) sia di confrontarla con l’ultima versione salvata. (…)

PCProfessionale © riproduzione riservata.