Tutti coloro che utilizzano la posta elettronica per lavoro dovrebbero creare una firma standard, con le informazioni di contatto, e inserirla in calce a ogni messaggio: si tratta di una prassi ormai consolidata, che contribuisce a rendere il messaggio più professionale e permette agli interlocutori di recuperare subito i riferimenti opportuni in caso di necessità . Le versioni più recenti di Outlook offrono strumenti molto potenti per la gestione delle firme, ma per poterli utilizzare bisogna prima scovarli, andando a rovistare tra le opzioni; ecco come fare. Per prima cosa aprite il backstage, con un clic sulla scheda File nella barra multifunzione (figura A); aprite la finestra delle impostazioni, con un clic sulla voce Opzioni nel menu di sinistra. Selezionate la categoria Posta nell’elenco di sinistra, e fate clic sul pulsante Firme, nella sezione Scrittura messaggi (figura B). Si aprirà un’ulteriore finestra di dialogo, dedicata proprio alla creazione e alla gestione delle firme (figura C); verificate che sia selezionato l’account giusto nella casella a discesa Account di posta elettronica, all’interno della sezione Scegliere la firma predefinita, e fate clic sul pulsante Nuova, nella sezione Selezionare la firma da modificare. Inserite una denominazione significativa per la firma (figura D) e confermate con OK, quindi digitate le informazioni necessarie nel campo Modificare la firma. La barra di strumenti sopra il campo di inserimento permette di modificare lo stile della firma, aggiungere immagini, collegamenti e perfino un biglietto da visita in formato vCard (figura E). Le firme create possono essere richiamate dalla barra multifunzione, quando si apre la finestra di composizione dei messaggi: si trovano nella scheda Messaggio, sezione Includi (figura F).
