Utilizzo degli archivi off-line di Outlook 2013

Domanda: Il mio computer è un Sony Vaio dotato di sistema operativo Windows 7 Home Premium e della suite Microsoft Office 2013. Poiché mi è già  successo di perdere le informazioni contenute nel calendario e nella rubrica di Outlook, ho preso l’abitudine di salvarli in una memoria esterna e tenerli aggiornati per ogni evenienza. Tutto ha funzionato bene fino all’aggiornamento ad Office 2013. Ora nella cartella generata dal sistema “File di Outlook” viene visualizzato un file “.synkron.syncdb” di 0 byte e nient’altro. Per aggirare il problema ho provveduto a salvare singolarmente i file di Calendario, Contatti e Posta con il metodo proposto dalle guide Microsoft: in Outlook dal menu File, entrare in Apri ed Esporta, quindi in Importa/Esporta, scegliere Esporta in un file per poi selezionare File dei dati di Outlook (pst). In questo modo ho salvato i tre file suddetti sulla memoria esterna. Fin qui tutto bene ma, per verificare l’efficacia del sistema, ho tentato di riportare i file dalla memoria esterna al Pc seguendo la procedura proposta: sempre dal menu File, Apri ed esporta, quindi Importa/Esporta, scegliere Importa i dati da altri programmi e file, File di dati di Outlook (pst). Tramite la finestra di navigazione ho selezionato il file di archivio ma, una volta indicata l’area di destinazione, è stata visualizzata una finestra con il seguente errore: “Operazione non supportata dal provider di servizi. Impossibile completare l’operazione”. Inutile dire che ho effettuato vari tentativi (anche scollegando il Pc da Internet visto che normalmente l’aggiornamento standard avviene tramite la rete) ma il risultato è sempre stato lo stesso! Ho sbagliato qualcosa oppure non ho seguito la procedura correttamente? Esiste un altro sistema per salvare i file di Outlook in locale e poterli riutilizzare in caso di cancellazione involontaria?

Outlook 2013 offre una migliore integrazione cloud di tutti gli applicativi rendendo così superflue molte operazioni di backup. È comunque possibile creare archivi locali per l'utilizzo in modalità  off-line.
Outlook 2013 offre una migliore integrazione cloud di tutti gli applicativi rendendo così superflue molte operazioni di backup. È comunque possibile creare archivi locali per l’utilizzo in modalità  off-line.

Risposta: Con l’ultima versione della suite Office, Microsoft ha cercato di dare un’impronta orientata al cloud anche alle funzioni che erano tradizionalmente eseguite in locale. In base a questa filosofia, oltre ai messaggi di posta elettronica, anche il calendario, le attività  e gli altri elementi di Outlook sono presenti sia sul computer locale sia in un server remoto. Gli elementi di Outlook salvati sul computer vengono archiviati in file con estensione .Pst e .Ost. Quando si utilizza un account postale Pop3 le mail vengono scaricate dal server e salvate in locale proprio all’interno del file con estensione .Pst. In un’ottica cloud, bisogna tenere presente che una volta che il materiale è stato scaricato e archiviato in un file con estensione .Pst i relativi messaggi saranno accessibili solo sul computer in cui si è eseguita l’operazione. Ciò però consente di liberare spazio sul server, prevenendo l’eventuale superamento della quota assegnata.

Gli account postali basati sui protocolli Imap, oppure sulla struttura di Microsoft Exchange, adottano una strategia diversa: tutti messaggi di posta elettronica rimangono sul server, compreso il calendario e gli altri elementi di Outlook rendendo possibile accedervi da computer, tablet o qualsiasi altro dispositivo in mobilità . Ciò però non esclude la possibilità  di archiviare una copia di sicurezza sul computer locale. Questa operazione avviene mediante un file con estensione .Ost. Grazie a questo archivio, qualora la connessione al server non fosse disponibile, sarà  comunque possibile leggere e creare nuovi messaggi che saranno inviati successivamente. Nel momento in cui la connessione verrà  ripristinata le modifiche saranno automaticamente sincronizzate con il materiale salvato sul server, garantendo così che i due archivi, locale e cloud, rimangano identici.

Quando si ha a disposizione un archivio di Outlook è necessario distinguere tra due operazioni che hanno scopi ben distinti: l’utilizzo del file in questione oppure la sua importazione. L’importazione serve ad aggiungere il materiale all’archivio attuale, mentre l’impostazione del file .Pst come database di lavoro consente di lavorarci sopra senza modificare il resto del materiale gestito da Outlook. Riteniamo che sia quest’ultima modalità  operativa quella desiderata dal lettore. Quindi, per accedere all’archivio è sufficiente entrare nel meu File, fare clic su Impostazioni account e quindi aprire la sezione relativa a Impostazioni account. Nel segnalibro File di dati selezionare la voce desiderata e quindi fare clic su Apri percorso file. Così facendo si utilizzerà  l’archivio locale per le successive operazioni.

I file di archivio di Outlook (con estensione .Pst) creati con Office 2013 sono salvati nella cartella Documenti\File di Outlook del computer locale. Se però è stato eseguito l’aggiornamento a Office 2013 su un computer che conteneva già  di file di dati creati con una versione precedente di Microsoft Office, tali file saranno salvati in un percorso diverso all’interno di una cartella nascosta in C:\Utenti\<nome utente>\AppData\Local\Microsoft\Outlook. Anche gli archivi di Outlook con estensione .Ost (per l’utilizzo offline) vengono salvati nella stessa posizione ma in questo caso, visto che i dati sono presenti in copia anche sul server, non è generalmente necessario eseguirne il backup.

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