Questo tool consente di creare una libreria di frammenti di testo richiamabili con una combinazione di tasti o una semplice abbreviazione.
Volete migliorare la vostra produttività ? Se digitate spesso le stesse frasi, installate un programma come PhraseExpress e fate lavorare lui al vostro posto. PhraseExpress permette di creare una libreria di frammenti di testo (ma anche di immagini) che possono poi essere inseriti rapidamente in una varietà di modi: digitando un’abbreviazione o una combinazione di tasti, oppure selezionando una voce da un menu popup o da quello accessibile tramite l’icona posta dal software nell’area di notifica della barra delle applicazioni. L’idea di base è la stessa del Glossario di Microsoft Word o della funzione Inserisci firma di Outlook, ma PhraseExpress è assai più sofisticato e ha il vantaggio di non essere limitato a un’applicazione specifica: le abbreviazioni impostate possono essere usate ovunque, e quando si decide di passare a un altro programma – ad esempio da Outlook a Thunderbird, o da Office a LibreOffice – non bisogna reimpostarle da capo.
PhraseExpress 9
Questa nuova release di PhraseExpress può funzionare anche con Windows 8 e porta con sé parecchie novità ; quella principale, probabilmente, è la possibilità di usare in contemporanea più phrase file (cioè i file che contengono i frammenti di testo e le impostazioni associate).
Non solo: ora questi file possono essere memorizzati direttamente su servizi cloud come Dropbox, Google Drive o Microsoft SkyDrive, il che consente di utilizzarli su più computer senza doverli esportare e poi importare (il sistema ne mantiene una copia locale, che usa quando la connessione a Internet non è disponibile). Un risultato analogo poteva già essere ottenuto semplicemente memorizzando nel cloud la versione portable di PhraseExpress, ma il nuovo approccio è decisamente migliore e permette tra l’altro di condividere singoli phrase file con altri utenti (proteggendoli se necessario tramite password): l’accesso simultaneo e la gestione delle modifiche vengono gestiti in automatico dal software.
La versione precedente consentiva già di limitare a programmi specifici l’inserimento dei frammenti di testo, anche per evitare la sovrapposizione con le loro scorciatoie predefinite; PhraseExpress 9 permette di impostare le restrizioni desiderate tramite una finestra di dialogo decisamente più chiara e funzionale. E ora è anche possibile disattivare il funzionamento di PhraseExpress all’interno del software che si sta utilizzando in quel momento facendo un clic nell’area di notifica.
I frammenti memorizzati all’interno di un phrase file possono essere organizzati in una struttura di cartelle inserite una nell’altra; si può creare un nuovo frammento a partire da zero, ma il modo più semplice per farlo è di copiare un testo già pronto, fare clic sull’icona nell’area di notifica e selezionare Create a new phrase. Si aprirà subito la finestra di dialogo in cui è possibile associare al frammento una scorciatoia da tastiera e un abbreviazione (che PhraseExpress chiama Autotext) con la corrispondente modalità di esecuzione: l’espansione del testo infatti può avvenire non appena viene digitata l’abbreviazione, dopo l’inserimento di un delimitatore (spazio, Invio, Tab) o previa conferma manuale. Nell’interfaccia standard del programma si possono poi sfruttare opzioni più avanzate ed eventualmente rendere dinamico il frammento usando un linguaggio di macro: prevedere l’aggiunta di dati richiesti al momento oppure calcolati (come la data corrente) è un gioco da ragazzi, ma è possibile realizzare anche attività più sofisticate come il lancio di altre applicazioni o la composizione e l’invio di messaggi di posta.
Il software è disponibile in versione Standard (gratuita per uso non professionale) o Business; quest’ultima permette anche di realizzare moduli, può gestire frammenti in formato Microsoft Word e prevede una modalità aggiuntiva di inserimento: la selezione da un menu flottante. PhraseExpress programma potenzialmente utilissimo per tante categorie di utenti, compresi i programmatori e chi si occupa di supporto tecnico, e vale senz’altro il suo prezzo.
Maurizio Bergami