Software

Toodledo: un’interfaccia Web per gestire impegni e progetti

Redazione | 22 Novembre 2011

Grazie a questo servizio Web si può migliorare la produttività  e liberare la mente dai pensieri, anche quando si gestiscono più […]

Grazie a questo servizio Web si può migliorare la produttività  e liberare la mente dai pensieri, anche quando si gestiscono più progetti complessi.

Anteprima di Simone Macchi

Articolo tratto da PC Professionale 247 di ottobre 2011

I sistemi elettronici per la memorizzazione degli impegni e dell’agenda sono sul mercato ormai da decenni, anche per merito della loro ineguagliabile flessibilità : gli impegni possono essere spostati, modificati, organizzati e filtrati secondo necessità  in pochi istanti, con un’immediatezza impensabile per le soluzioni cartacee.

Generalmente, i programmi e i servizi dedicati alla gestione degli impegni sfruttano due possibili approcci. Il più classico segue la metafora dell’agenda, mostrando un calendario in cui sono evidenziati appuntamenti e impegni vari. Il secondo invece si concentra sulla creazione di liste di “cose da fare”, con impegni ordinati per priorità  e non necessariamente vincolati a una scadenza specifica.

Toodledo è un servizio Web che appartiene alla seconda categoria: di creare e gestire liste di “todo”, anche se la potenza e la varietà  delle funzioni implementate consentono di utilizzarlo senza difficoltà  in sostituzione di un’agenda tradizionale. Questo servizio, così come altre soluzioni che hanno avuto un notevole successo negli ultimi tempi, si abbina alla perfezione con alcune metodologie di organizzazione molto in voga (come il metodo Gtd, Getting Things Done, oggetto di un libro di David Allen pubblicato anche in Italia con il titolo Detto, Fatto!); si tratta di soluzioni organiche e sistematiche per liberare la mente dal compito di dover ricordare tutti gli impegni e i passi successivi dei progetti personali o lavorativi di cui si è parte, migliorando la produttività  e riducendo lo stress.

Nonostante la recente rivisitazione dell’interfaccia, che ha abbellito e alleggerito il design, il numero di funzioni offerte da Toodledo potrebbe intimorire gli utenti meno esperti.

Toodledo è però abbastanza potente e flessibile da adattarsi senza problemi a qualsiasi metodo di organizzazione degli impegni si voglia seguire: in effetti, la quantità  e la varietà  di funzioni è tale da poter intimidire i nuovi utenti, specialmente se poco abituati a questo genere di programmi. Il cuore del servizio è rappresentato dalla lista degli impegni (task), ciascuno dei quali può prevedere una serie quasi infinita di attributi: si può impostare una data di scadenza, con avvisi personalizzati (via mail, Sms, iPhone o Twitter), associare informazioni geografiche, aggiungere un numero qualsiasi di etichette, definire lo status, la priorità  e molto altro ancora. Notevole è anche la varietà  di funzioni di gestione, con strumenti di ricerca e filtraggio potentissimi, la possibilità  di organizzare i task per mezzo di cartelle, aggiungere obiettivi e contesti. Le funzioni di base sono gratuite, ma si può passare a un abbonamento Pro che aggiunge molte funzioni interessanti: la più significativa è certamente la possibilità  di creare sottotask, indispensabile per gestire in maniera efficace i progetti più complessi, ma notevoli sono anche le statistiche e lo scheduler: quest’ultimo suggerisce quali compiti si potrebbero portare a termine in base a dove ci si trova e a quanto tempo si ha a disposizione.

L’interfaccia utente mette a disposizione moltissime opzioni, ma tende riempire la pagina di funzioni, rischiando di confondere chi si avvicina per la prima volta al servizio: da questo punto di vista, concorrenti come Remember The Milk (www.rememberthemilk.com) riescono a coniugare in modo più efficace semplicità  e potenza. Degna di nota, infine, è l’interoperabilità  con moltissime applicazioni e servizi terzi: si può scaricare, per esempio, l’App ufficiale per iOS, oppure sincronizzare gli impegni con decine di diversi software di terze parti per tutti i principali sistemi mobile e per computer, da Microsoft Outlook alle estensioni per Chrome e Firefox.

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