Il primo permette di accettare i pagamenti elettronici, mentre il secondo, nella sua versione telematica, consente di memorizzare e trasmettere all’Agenzia delle Entrate i corrispettivi giornalieri.
I due obblighi, quindi, non coincidono automaticamente. Un professionista può essere tenuto ad accettare pagamenti con carta senza avere la necessità di utilizzare un registratore telematico, mentre un negozio normalmente deve gestire entrambi gli strumenti. Dal 2026, inoltre, la normativa ha rafforzato il rapporto tra i sistemi di pagamento elettronico e quelli utilizzati per certificare i corrispettivi.
Quando è obbligatorio avere il POS
L’obbligo di accettare pagamenti elettronici riguarda i soggetti che svolgono attività di vendita di prodotti o di prestazione di servizi, comprese le attività professionali. La normativa prevede l’accettazione di pagamenti mediante carte, comprendendo almeno una carta di debito, una carta di credito e le carte prepagate, salvo situazioni di oggettiva impossibilità tecnica.
La regola interessa quindi negozi, bar, ristoranti, strutture ricettive, artigiani e professionisti. Non esiste una soglia minima sotto la quale l’esercente possa rifiutare la carta soltanto perché l’importo della transazione è basso.
Dal 30 giugno 2022 è inoltre operativo il sistema sanzionatorio previsto per il rifiuto di un pagamento elettronico. La sanzione è composta da una parte fissa di 30 euro, alla quale si aggiunge il 4% del valore della transazione rifiutata.
Disporre di un POS non significa naturalmente vietare il pagamento in contanti. Il cliente può continuare a scegliere il mezzo di pagamento consentito dalla legge, mentre l’esercente deve essere nelle condizioni di accettare la carta nei casi previsti dalla normativa.
Quando serve il registratore telematico
Il registratore di cassa ha una funzione diversa dal POS. Oggi il riferimento è soprattutto al registratore telematico, spesso indicato con la sigla RT, utilizzato per memorizzare elettronicamente i dati delle vendite e trasmettere i corrispettivi all’Agenzia delle Entrate.
L’obbligo riguarda principalmente i soggetti che effettuano le operazioni di commercio al minuto e le attività assimilate previste dall’articolo 22 del DPR 633/1972. Dal 1° gennaio 2020 questi operatori devono effettuare la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica dei corrispettivi, salvo le specifiche ipotesi di esonero previste dalla normativa.
Rientrano tipicamente in questa disciplina negozi, ristoranti, bar, alberghi e numerose attività artigianali che effettuano operazioni nei confronti dei consumatori finali. Il tradizionale scontrino fiscale è stato sostituito dal documento commerciale.
Non è però corretto considerare il registratore telematico obbligatorio per qualsiasi titolare di partita IVA. Un libero professionista che certifica normalmente le proprie prestazioni attraverso fattura elettronica, per esempio, non deve acquistare un registratore di cassa soltanto perché è obbligato ad accettare pagamenti tramite POS.
Come funzionano insieme POS e registratore di cassa
Per un’attività aperta al pubblico è sempre più utile considerare POS e registratore di cassa come elementi di un unico sistema gestionale. L’integrazione permette infatti di ridurre gli inserimenti manuali e di rendere più lineare il passaggio dalla registrazione della vendita alla scelta della modalità di pagamento.
Dal 2026 questo rapporto assume anche un rilievo normativo maggiore. La legge di Bilancio 2025 ha stabilito che gli strumenti utilizzati per accettare i pagamenti elettronici siano collegati agli strumenti attraverso i quali vengono registrati e memorizzati i corrispettivi. L’obiettivo è creare una maggiore corrispondenza tra vendite registrate e pagamenti elettronici.
L’Agenzia delle Entrate ha previsto specifiche funzionalità nell’area “Fatture e Corrispettivi” per effettuare il collegamento. Per i POS già utilizzati a gennaio 2026 è stata prevista una prima fase di abbinamento, mentre per le nuove attivazioni o per le variazioni dei dati il collegamento deve essere effettuato tra il sesto giorno e l’ultimo giorno del secondo mese successivo all’attivazione o alla variazione.
Il concetto di collegamento non va quindi interpretato necessariamente come la presenza di un cavo fisico tra due apparecchi. La gestione può coinvolgere anche strumenti hardware e software e procedure telematiche predisposte dall’amministrazione finanziaria.
Quali attività possono essere esonerate
La disciplina dei corrispettivi telematici prevede alcune specifiche esclusioni. Esistono operazioni che non richiedono la memorizzazione elettronica attraverso il registratore telematico perché già esonerate, sulla base delle disposizioni vigenti, dagli obblighi ordinari di certificazione mediante scontrino o ricevuta.
Tra gli esempi previsti dalla disciplina rientrano determinate vendite e prestazioni soggette a regimi particolari. L’Agenzia delle Entrate cita, tra le attività esonerate, alcune operazioni come la vendita di giornali, determinate prestazioni di trasporto e altre fattispecie individuate dalla normativa specifica.
L’esistenza di un esonero dal registratore telematico non comporta però automaticamente un esonero dal POS. I due adempimenti devono essere verificati separatamente, perché nascono da norme differenti e hanno finalità diverse.
Anche l’emissione della fattura può modificare le modalità con cui una determinata operazione viene documentata. Per questo motivo, soprattutto nel caso di attività con caratteristiche particolari, è opportuno verificare con il proprio commercialista il corretto sistema di certificazione fiscale applicabile.
Come scegliere una soluzione adatta alla propria attività
Il rispetto degli obblighi fiscali rappresenta soltanto uno degli aspetti da valutare nella scelta degli strumenti. Un sistema moderno può integrare gestione delle vendite, emissione del documento commerciale, controllo degli incassi e accettazione dei pagamenti con carta, limitando la necessità di utilizzare dispositivi e procedure completamente separati.
Per un piccolo negozio o un’attività con poche transazioni può essere sufficiente una configurazione relativamente semplice. Un esercizio con numerosi prodotti, più operatori o un elevato numero di vendite giornaliere può invece beneficiare maggiormente di un software di cassa integrato, capace di coordinare pagamento, registrazione della vendita e gestione amministrativa.
La scelta deve quindi tenere conto non soltanto dei costi del dispositivo o delle commissioni sulle transazioni, ma anche della semplicità operativa, dell’assistenza, della conformità alle disposizioni fiscali e della possibilità di adeguarsi agli aggiornamenti normativi.
POS e registratore telematico svolgono funzioni differenti ma sempre più coordinate. Per le attività soggette a entrambi gli obblighi, adottare un sistema capace di gestire correttamente corrispettivi e pagamenti digitali consente di rispettare la normativa e, allo stesso tempo, di rendere più efficiente la gestione quotidiana degli incassi.