Calendly è uno dei software di comunicazione aziendale più utilizzati a livello globale, per piccoli business e grandi aziende. Soprattutto nei settori marketing, sales e recruitment. Scopriamo insieme cos’è, come funziona e le sue caratteristiche fondamentali.
Colloquio di lavoro, meeting one-to-one o riunione di gruppo? Qualunque sia l’obiettivo, Calendly è la soluzione. Permette di organizzare ogni tipo di call in maniera semplice e intuitiva. Proprio come la sua interfaccia. In questo modo è possibile dedicare molto più tempo e risorse alle attività che contano davvero a livello lavorativo. Di certo si tratta di una delle applicazioni più utilizzate e conosciute nel mercato di riferimento. Una delle tante, ma non l’unica. E infatti, ecco una lista di alternative a Calendly con caratteristiche simili. Ma chi decide di utilizzare la piattaforma creata nel 2022 da Tope Awotona, può farsi un’ idea più precisa grazie a questa breve guida step-by-step sulle funzioni base di Calendly. Ecco quattro step essenziali per iniziare a utilizzarlo.
1) Un account da scegliere: gratis o premium
A meno che non si decida di sfruttare il trial di 14 giorni, occorre aprire un account a pagamento per ottenere tutte le funzionalità. Il tool integra i calendari maggiormente usati, tra cui Outlook, Google Calendar ed Exchange. Subito dopo l’integrazione, Calendly esamina l’agenda dell’utente e mostra ai terzi solo gli orari disponibili nella pagina delle prenotazioni, evitando così conflitti di programmazione. Collegando sia i calendari di lavoro che quelli personali all’account Calendly, non ci saranno mai impegni doppi tra riunioni di lavoro o personali. Occhio che il piano gratuito consente di collegare solo un calendario. Quello a pagamento consente di collegarne fino a sei.
2) Impostazione dell’evento Calendly
Dopo aver impostato l’account è il momento di organizzare un meeting. Che si tratti di una chiamata con un responsabile vendite, di un colloquio con l’HR di turno o di una semplice live chat di trenta minuti, ognuno di questi appuntamenti su Calendly verrà chiamato “evento”. Nome dell’evento, durata e location devono essere impostati manualmente, così come altre opzioni tra cui l’oggetto della riunione, gli eventuali pagamenti connessi al meeting, il preavviso minimo richiesto prima di un evento, il tempo di buffer prima o dopo gli eventi prenotati, il numero massimo di eventi consentiti al giorno, alla settimana o al mese e così via. Gli orari si automatizzano in base al fuso orario, in modo che i partecipanti non sono costretti a ricalcolare l’ora esatta della call.
Gli eventi più comuni sono quelli individuali, per riunioni con un’altra persona. Per riunioni più numerose o per pianificazioni più complesse, è possibile creare anche eventi di gruppo disponibili su tutti i piani a pagamento. Per capire come organizzare la prima riunione in assoluto, ecco una guida passo passo tratta direttamente dal blog di Calendly.
3) Integrazione con le piattaforme di videoconferenza
È ormai scontato che un meeting di lavoro a due o più persone venga organizzato esclusivamente in modalità video. È normale, quindi, che per le riunioni virtuali sia possibile collegare il software di videoconferenza a Calendly. Il tool genera automaticamente il link per la riunione da inviare al destinatario. Calendly si integra con Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, GoTo Meeting e Webex.
4) Ultimo step: la condivisione
Calendly offre diverse opzioni per condividere l’evento con clienti, potenziali clienti e candidati, evitando così di inviare infinite email che finiscono solo per intasare inutilmente la casella di posta elettronica. Il modo più semplice è condividere il link di prenotazione (link Calendly) ossia l’URL che indirizza gli utenti alla pagina creata, dove è possibile vedere gli orari disponibili per l’incontro virtuale. Un’opzione è quella di inserire e inviare date e orari via email. È anche possibile incorporare la pagina di prenotazione Calendly direttamente sul proprio sito web, in modo che da lì i clienti o i potenziali clienti possano prenotare immediatamente una call.
L’estensione di Calendly per i browser come Chrome, Outlook, Edge e Firefox semplifica la condivisione del link di pianificazione senza dover passare da una scheda all’altra o da un’app all’altra. In pochi clic, puoi condividere il link, aggiungere gli orari disponibili in Gmail, Outlook, ma anche nei messaggi di LinkedIn e sui social media.
Per concludere: alcuni dettagli su Calendly
Ormai 20 milioni di persone usano Calendly per risparmiare tempo e semplificare la pianificazione delle riunioni di lavoro. Si tratta di numeri reali pubblicati sul blog ufficiale. Ma c’è ancora qualcosa in più da sapere. Ad esempio:
- esistono oltre 100 integrazioni che possono essere associate tra cui Salesforce CRM, HubSpot, Stripe, PayPal, Google Analytics, Zapier e altri ancora;
- è possibile limitare il numero di cancellazioni all’ultimo minuto, o le mancate presentazioni alle call, grazie agli utilissimi promemoria via SMS e alle email dedicate;
- grazie alle funzionalità di sicurezza aziendale come SSO e provisioning SCIM si può semplificare il lavoro interno del team IT.
Quelle elencate sono solo alcune delle decine di funzioni da utilizzare con un account premium di Calendly. Non resta che aprire un profilo, iniziare a navigare tutte le sue feature e sfruttarne i vantaggi.