Quella che oggi comunemente viene chiamata posta elettronica è in realtà l’insieme di molti standard differenti, che riguardano l’invio, la ricezione il trasporto delle informazioni e il formato dei contenuti.
La maggior parte di questi dettagli rimane sempre nascosta all’utente finale, perché per ogni funzione esiste un solo protocollo, con la notevole eccezione dell’accesso alle caselle di posta remote.
Tradizionalmente, i provider email offrivano un server Pop3 (Post Office Protocol), un protocollo che risale agli anni ’80. Il Pop3 è una sorta di buffer che può contenere temporaneamente i messaggi ricevuti finché l’utente non vi si collega per scaricare le informazioni sul client locale. L’accesso Pop3 è ancora oggi quasi sempre disponibile, e rappresenta una sorta di minimo comune denominatore nei protocolli di accesso alla posta elettronica. Questo standard, per quanto funzionale ancora oggi, non era stato concepito immaginando l’accesso dello stesso account di posta da più postazioni, addirittura simultaneamente da sistemi mobili. In uno scenario oggi comune si potrebbero verificare casi in cui parte dei messaggi vengono scaricati su un desktop, una parte su un altro dispositivo.
Molto più potente e complesso è Imap (Internet Message Access Protocol), lo standard oggi più diffuso: al contrario di Pop3, è pensato per mantenere l’archivio dei messaggi in remoto, e consentire l’accesso da parte dell’utente. Il database può essere consultato da più client, una cosa molto comoda quando oltre al computer si dispone di smartphone, tablet, o altri dispositivi che verranno utilizzati per consultare la stessa casella di posta elettronica.
Inoltre il database della posta può essere organizzato creando gerarchie di cartelle, favorendo una migliore organizzazione personale, e si possono compiere ricerche per individuare più rapidamente i messaggi necessari.
Il terzo protocollo di posta elettronica da valutare si chiama Eas (Exchange ActiveSync), questo è il protocollo di sincronizzazione utilizzato dai server di collaborazione e comunicazione Microsoft, e implementato anche da vari server di terze parti. Dal punto di vista delle funzioni offerte e della filosofia è simile a Imap, ma non veicola soltanto i messaggi email; al contrario, può sincronizzare altre tipologie di elementi, come per esempio i calendari o i contatti.