Microsoft ci ha messo parecchio tempo a riconoscere l’importanza del formato Pdf. All’epoca di Windows Vista aveva persino provato a proporre una soluzione alternativa: l’Xps (Xml Paper Specification), passata quasi totalmente sotto silenzio (il visualizzatore dei file in questo formato è ancora presente in Windows: si chiama XPS Viewer).
Per anni è stato quindi necessario ricorrere a soluzioni di terze parti per poter stampare un Pdf con Word o un altro programma della suite Office, ma oggi non è più così. Già con Office 2007 Microsoft si era arresa all’evidenza, rendendo disponibile un add-in per la stampa diretta in Pdf dai programmi principali della sua suite. Add-in di cui ha poi integrato le funzioni nelle versioni successive di Office.
Per creare un file Pdf a partire da un documento di Word si deve accedere alla sezione Esporta, nella vista Backstage, e premere il pulsante Crea Documento PDF/XPF (per impostazione predefinita l’opzione crea fortunatamente un file Pdf). Nella finestra successiva è possibile impostare il nome da assegnare al file e scegliere il livello di ottimizzazione: Standard o Dimensioni minime. Nel secondo caso viene applicata una compressione più spinta alle eventuali immagini presenti nel documento.
Vi consigliamo di fare attenzione anche alla presenza del pulsante Opzioni: premendolo si accede a una finestra di dialogo che permette non solo di restringere a un intervallo specifico le pagine che verranno salvate, ma anche di impostare alcune opzioni molto utili, come l’inserimento automatico nel Pdf di segnalibri creati a partire da quelli presenti nel documento Word o la protezione tramite password del file generato.
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Cos’è il PDF?
Il PDF (Portable Document Format) è un formato di file usato per presentare e scambiare documenti in modo affidabile, indipendentemente dal software, dall’hardware o dal sistema operativo. Ideato da Adobe, il formato PDF è diventato uno standard aperto incluso nella categoria ISO (International Organization for Standardization). I file PDF possono contenere collegamenti e pulsanti, campi modulo, audio, video e funzionalità di business logic. Inoltre, possono essere firmati elettronicamente e sono facili da visualizzare con il software gratuito Acrobat Reader DC o con funzioni del sistema operativo, come Anteprima su Mac OS X.
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È senza dubbio comodo poter creare un Pdf senza dover ricorrere a strumenti di terze parti, ma Word 2013 e 2016 offrono molto di più: entrambe le versioni del programma sono in grado di aprire un Pdf e di convertirlo in un documento Word modificabile. La qualità della conversione non può competere con quella di software Ocr come Omnipage o Fine Reader ma spesso è piuttosto buona e, in ogni caso, permette di recuperare e riutilizzare i contenuti di un Pdf senza obbligare a ripetute operazioni di copia e incolla dal lettore di Pdf a Word.
Operazioni che per giunta non sempre danno il risultato sperato: spesso nella copia vengono inseriti “a capo” forzati esattamente dove terminava ciascuna riga nel documento originale, e la loro rimozione è davvero noiosa: la conversione con Word non presenta questo problema.