Microsoft Word, come tutti gli altri programmi della suite Office, offre moltissime funzioni che la maggior parte degli utenti conosce appena oppure ignora del tutto. Poco utilizzati sono sicuramente i cosiddetti campi attivi, che possono rendere i documenti interattivi e “intelligenti”.
Vediamo un esempio d’uso, molto semplice. In molte aziende è pratica comune stampare le bozze dei documenti, in particolare quando devono essere approvati dalla dirigenza oppure discussi in una riunione. Se, nel corso del tempo, vengono realizzate e quindi stampate molte versioni diverse dello stesso testo, può essere difficile capire in pochi istanti se si sta lavorando sulla revisione più attuale. Per comprendere in un attimo quando è stato stampato un documento basta aggiungere la data di stampa nel piè di pagina: aprite il documento, selezionate la scheda Inserisci nella barra multifunzione e fate clic sul pulsante Piè di pagina nella sezione Intestazione e piè di pagina; scegliete quindi la voce Modifica piè di pagina nel menu a discesa. In questo modo potete modificare il piè di pagina del documento: fate quindi clic su Data e ora, nella sezione Testo della scheda Inserisci per aprire una finestra di dialogo. Sulla sinistra si trovano numerosi formati, tra cui potete scegliere quello più adatto al vostro documento; non trascurate poi, in basso a destra, l’opzione Aggiorna automaticamente: selezionatela per far sì che la data venga aggiornata ogni volta che si apre il testo. Ogni stampa mostrerà quindi la data e l’ora di quando è stata creata. Data e ora è soltanto una delle molte informazioni che possono essere aggiunte a un documento e aggiornate in modo dinamico. Fate clic su Parti rapide/Campo, sempre nella sezione Testo della scheda Inserisci, per aprire una finestra di dialogo che elenca tutti i campi di questo tipo disponibili. Si va dalle informazioni sull’utente, per esempio il nome dell’autore, ai dati sul documento, come il numero di revisione.
