Dati distribuiti con Access

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Sono sempre più numerose le persone lavorano in movimento, con un laptop o un tablet, e spesso hanno la necessità  di riversare in un contenitore centralizzato i dati raccolti in modo da poterli condividere con i colleghi. Per riuscirci sono disponibili due strade: sviluppare una soluzione distribuita che si appoggi direttamente a Internet, oppure creare un sistema che comunichi direttamente con un server sfruttando una connessione di rete locale. La prima via è sicuramente quella più flessibile, visto che ormai qualsiasi dispositivo portatile può colloquiare facilmente con la Rete, ma ha il grosso svantaggio di richiedere molte risorse sotto il profilo sia economico sia organizzativo. Bisogna infatti coinvolgere una software house specializzata, testare a lungo il progetto e predisporre importanti misure di sicurezza per evitare che le informazioni vengano lette da utenti non autorizzati. La seconda alternativa risulta invece alla portata di tutti coloro che conoscono le basi della programmazione.

di Ernesto Sagramoso

ICON_EDICOLABasta infatti sfruttare un database come Access e scrivere poche linee di codice Vba (Visual Basic for Applications). Per consentire l’accesso alla cartella contenente il database centralizzato anche dall’esterno della rete locale si potrà  ricorrere a una Vpn (Virtual Private Network). In questo articolo vedremo come creare una soluzione per la gestione distribuita dei dati, basata su database aggiornabili localmente e su un contenitore centralizzato in riversare tutte le informazioni.

Il primo interrogativo che ci si pone quando si devono gestire delle informazioni è la piattaforma con cui lavorare. I candidati non sono molti, e il più delle volte la scelta si restringe tra Excel e Access, due componenti della suite Office. La soluzione corretta dipende da alcuni fattori, come la necessità  di agire in multiutenza e di stabilire relazioni tra i dati.

Il principale vantaggio di Excel è sicuramente la facilità  e immediatezza d’uso. Basta infatti creare un foglio di lavoro, digitare le intestazioni delle colonne e inserire le informazioni desiderate. In più, grazie al filtro automatico o alla funzione Tabella è possibile estrapolare selettivamente i dati senza dover creare delle query, una funzione talmente utile che Microsoft l’ha integrata anche nelle ultime release di Access.

La soluzione Excel soffre però di importanti limitazioni, prima tra tutte non permette a più utenti di di agire in contemporanea sul medesimo file. Inoltre non consente la creazione di relazioni che colleghino, per esempio, una fattura a un nominativo presente in un archivio anagrafico. Queste relazioni possono essere simulate sfruttando le funzioni di ricerca di Excel (CERCA.VERT, CONFRONTA, INDICE e così via) ma non sono versatili quanto quelle di Access poiché non offrono, per esempio, l’integrità  referenziale. Per la gestione di migliaia di record e la creazione di veri e propri programmi non c’è nulla di meglio di Access. Questo applicativo offre infatti tutte quelle caratteristiche richieste da uno sviluppatore anche esperto e in più è dotato di importanti automatismi che evitano di scrivere molte linee di codice. (…)

Estratto dell’articolo pubblicato su PC Professionale numero 277

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