Gestire database con Excel

Pochi lo sanno, ma Excel permette di creare e manipolare basi di dati anche piuttosto ampie: ecco come sfruttarne al meglio le funzioni per realizzare un applicativo completo.

di Ernesto Sagramoso

Per creare un database bisogna imparare a usare i programmi dedicati alla gestione degli archivi, come Access o FileMaker; ma chi vuole semplicemente organizzare alcune tabelle che non contengono dati strutturati in modo complesso può evitare del tutto i database desktop (così vengono definiti i software dotati di interfaccia dedicati alla gestione degli archivi, come Access) e ottenere risultati più che soddisfacenti sfruttando semplicemente le funzioni di Excel. Nonostante qualche limitazione, infatti, creare e manipolare una serie di tabelle con Excel è comodissimo: non sono richieste competenze specifiche e basta conoscere anche solo superficialmente il software. Con i consigli che troverete nelle prossime pagine imparerete a impostare il lavoro nel modo più efficace e a sfruttare comandi e funzioni di Excel sconosciuti alla maggior parte degli utenti. Grazie alla potenza del linguaggio Vba potrete inoltre creare semplici menu e procedure per automatizzare la gestione dei dati, trasformando un foglio di calcolo in una vera e propria applicazione.

I fogli elettronici, nati per risolvere problemi legati principalmente all’elaborazione dei dati numerici, hanno subito una profonda evoluzione, aumentando le funzioni e diventando sempre più flessibili, tanto che oggi vengono spesso utilizzati per creare tabelle d’archivio anche molto complesse. Ma è giusto scegliere un software come Excel per gestire questo genere di informazioni? Probabilmente non si tratta della soluzione ideale per la memorizzazione e la manipolazione di basi di dati di qualsiasi genere, ma è comunque un’alternativa interessante ai software specializzati in alcuni casi specifici: rispetto agli ambienti database classici, infatti, Excel è più flessibile e semplice da utilizzare. Offre strumenti molto potenti per l’importazione e la manipolazione dei dati, e consente di creare e modificare in pochi istanti la struttura delle tabelle: è quindi un tool adattissimo alle fasi iniziali dell’impostazione di un archivio, poiché permette di modificare la forma del database con la massima semplicità , senza i vincoli imposti dalle applicazioni più strutturate. Nulla vieta di importare le informazioni e la struttura del database in un software più specializzato una volta che l’archivio ha assunto una forma stabile e definitiva.

Inoltre, non va sottovalutato un aspetto eminentemente pratico: al contrario di Access, Excel fa parte della dotazione standard di tutte le versioni di Microsoft Office. È quindi un applicativo diffuso, che moltissimi utenti hanno imparato a conoscere e utilizzare. Indipendentemente dal fatto che sia o non sia lo strumento più adatto alla gestione dei database, quindi, Excel è utilizzato molto frequentemente, a casa e in ufficio, per gestire elenchi tabellari di informazioni.

In questo articolo analizzeremo quindi le funzioni di Excel dedicate alla gestione dei dati, che nel corso degli anni sono cresciute in maniera sensibile e sono diventate sempre più “intelligenti”, al punto da consentire la creazione di applicazioni anche piuttosto evolute; vedremo quindi come migliorare l’organizzazione delle informazioni, come sfruttare le funzioni di ordinamento, come verificare la coerenza dei dati e semplificare l’inserimento di nuovi record.

L’articolo è stato realizzato con l’ultima versione di Excel disponibile al momento in cui scriviamo (2010) ma le indicazioni sono uguali anche per la versione precedente, tranne in un paio di circostanze segnalate nel testo. Quasi tutte le funzioni citate erano disponibili anche nelle versioni ancora più vecchie, ma l’assenza dell’interfaccia Ribbon rende un po’ più complicata l’individuazione dei vari comandi. Potrebbe quindi essere utile la guida interattiva alla nuova interfaccia di Office realizzata da Microsoft, disponibile all’indirizzo http://tinyurl.com/RibbonGuide.

Database: flat file contro relazionali

Prima di addentrarci nelle funzioni di Excel e iniziare a sfruttarne i comandi dedicati alla manipolazione dei dati, è opportuno chiarire alcuni concetti generali e comprendere quali siano i limiti del programma. Anche se la sua potenza è costantemente cresciuta nel tempo, infatti, Excel non offre la stessa dotazione di un software dedicato alla creazione degli archivi, come Access o Filemaker.

In un database i dati sono memorizzati all’interno di una o più tabelle; all’interno di ogni tabella vengono salvate informazioni raggruppate in record (righe), composte a loro volta da campi (colonne). Considerando per esempio una tabella che memorizza una rubrica, ogni record conterrà  un contatto completo, mentre i vari elementi come nome, cognome, via e città  saranno i singoli campi.

I sistemi database più semplici sono di tipo flat file: ogni tabella è un’entità  a sé stante, separata dalle altre e generalmente memorizzata in un file. Questa tipologia di archivio è stata sviluppata molti anni fa, quando il Dos dominava la scena. Nata per gestire un semplice file testuale con i campi separati da una virgola, è stata poi perfezionata per consentire ad esempio l’accesso diretto a un record oppure l’indicizzazione dei dati. Il principale vantaggio di questa impostazione è la semplicità , particolarmente apprezzata dagli utenti che non hanno un sufficiente background tecnico per sfruttare software specifici. Excel può essere inserito in questa categoria, anche se permette di memorizzare più tabelle in un unico file e, come vedremo, consente di creare semplici relazioni tra un archivio e l’altro: i vari fogli, infatti, rimangono di fatto entità  separate tra loro, e le relazioni vengono simulate sfruttando i riferimenti tra le celle. (…)

Estratto dell’articolo di 12 pagine pubblicato sul numero 262 di gennaio di PC Professionale

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13 Commenti

  1. Anch’io avrei bisogno di una copia dell’articolo in PDF via mail. Grazie in anticipo.
    Sono un vostro abbonato di lunga data, ma online non mi permette di vedere numeri prima di ottobre 2012.

  2. Interessante… sono interessato alla lettura dell’articolo completo. se potesse inviarmelo per mail le sarei grato

  3. Salve,

    mi piacerebbe leggere l’articolo. Posso chiederne una copia anch’io?

    Grazie!

    • Buongiorno.
      Sarei anch’io interessato all’articolo. Potrebbe gentilmente inviarmene una copia?
      Grazie

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