Dropbox è uno dei più importanti servizi di cloud storage oggi sul mercato, uno dei pochi a non essere stato lanciato da uno dei giganti del segmento IT. Pur non essendo stato un pioniere assoluto nel settore, la sua impostazione semplice e intuitiva ha avuto subito un grande successo: è stato lanciato per la prima volta nel 2007 e solo due anni più tardi poteva già vantare oltre 3 milioni di utenti registrati. Il suo paradigma di funzionamento, semplice e intuitivo, è diventato uno standard di fatto nel settore, tanto che tutti i principali concorrenti ne imitano oggi la struttura di base: il client di sincronizzazione tiene sotto controllo il contenuto di una singola cartella, replicandolo sui server remoti e da qui distribuendo gli aggiornamenti verso tutti gli altri dispositivi collegati con lo stesso account.
Uno dei principali punti di forza di Dropbox è la sua diffusione, che l’ha reso popolare come file system remoto non soltanto per la sincronizzazione dei desktop, ma anche per l’interazione con altri servizi e funzioni basate sul cloud: per esempio, tutti i principali sistemi di automazione dei flussi di lavoro (Ifttt, Zapier e simili) possono appoggiarsi a Dropbox per la memorizzazione delle informazioni, o viceversa avviare una nuova azione in base agli eventi registrati nel file system: questo dipende dalle ottime Api messe a disposizione dagli sviluppatori di Dropbox, che consentono un’integrazione semplice con applicazioni e servizi di terze parti. Un altro punto di forza del servizio è l’interfaccia utente basata sul Web, intuitiva ed ergonomica. Il client di sincronizzazione, infatti, offre soltanto poche funzioni: quando bisogna passare a svolgere compiti più avanzati (per esempio condividere un file, oppure ripristinare una versione precedente) il servizio rimanda automaticamente alle pagine Web. Negli ultimi mesi l’aggiunta di nuove funzioni ha reso la struttura del servizio un po’ meno lineare, ma la sua impostazione rimane ancora oggi un punto di riferimento nel settore. Le novità principali riguardano i collegamenti ai nuovi servizi (Paper e Showcase), inseriti in alto a sinistra, e un pannello a scomparsa che permette di passare rapidamente tra i file personali e quelli lavorativi (Dropbox di lavoro).
Efficaci, oggi come in passato, sono le funzioni di anteprima per i documenti office e per i file multimediali; si tratta comunque di visualizzatori, che non includono funzioni di modifica avanzate (al contrario di quanto offrono, invece, Microsoft e Google). Dropbox propone anche una vista ottimizzata per le immagini, mostrate in ordine cronologico inverso con grandi anteprime, e supporta anche la sincronizzazione automatica del rullino dei dispositivi mobile. Attraverso l’interfaccia Web si accede ad alcune delle funzioni più preziose di Dropbox: il cestino e le versioni. La prima funzione è chiamata File eliminati ed elenca tutti i documenti e le cartelle cancellate negli ultimi 30 giorni (per gli utenti free); se si vuole incrementare questo intervallo di sicurezza fino a un anno bisogna sottoscrivere un abbonamento a pagamento. Il secondo tool permette invece di ripristinare una versione precedente di un documento sincronizzato, dopo averne visualizzato i contenuti tramite le funzioni di anteprima integrate: per accedervi bisogna fare clic sul menu avanzato relativo al file prescelto e poi selezionare Cronologia delle versioni. Anche in questo caso l’intervallo di sicurezza è pari a 30 giorni: per incrementarlo fino a 120 giorni bisogna sottoscrivere il piano Professional.
Dropbox consente di modificare la posizione della cartella sincronizzata e di scegliere quali rami del file system remoto scaricare in locale; i file segnaposto sono invece un’esclusiva per gli abbonati premium.
L’interfaccia Web di Dropbox è cambiata poco nel corso degli anni: sono state aggiunte molte nuove funzioni, ma l’organizzazione razionale aiuta i novizi a orientarsi tra gli strumenti disponibili.
Dropbox propone un’interfaccia di consultazione specifica dedicata alle immagini: gli scatti sono mostrati con anteprime di dimensione generosa e sono organizzati in ordine cronologico inverso.
Anche se è piuttosto semplice nella sua impostazione, il client di sincronizzazione offre comunque un’ottima esperienza d’uso; permette di decidere la posizione della cartella sincronizzata, selezionare le cartelle remote da replicare in locale, gestire il caricamento automatico dei contenuti multimediali (foto e video) e offre anche il Dropbox Badge, un semplice elemento tondo con l’icona del servizio che viene visualizzato al centro del margine destro delle finestre delle applicazioni di Office. Un clic su questa icona richiama un menu contestuale che racchiude tutti i principali strumenti di manipolazione dei file offerti dal servizio: condivisione, commenti, copia del link, accesso alla cronologia delle versioni e così via. Il Dropbox Badge è un’alternativa allo sviluppo di plug-in specifici per le applicazioni di Office e svolge il suo compito in maniera egregia; avremmo auspicato una sua estensione ad altri software oltre a Office, ma per ora la compatibilità è ancora limitata alla suite di Microsoft.
La funzione Richieste di file permette agli utenti Dropbox di creare una cartella Inbox in cui ricevere documenti e file di ogni genere anche da chi non è iscritto al servizio.
Abbiamo già sottolineato che Dropbox non integra una suite di Web app per la creazione e la manipolazione dei documenti tradizionali, ma negli ultimi mesi sta lavorando all’estensione della sua collezione di strumenti anche nel supporto alla creazione di contenuti originali. La punta di diamante di questa strategia è Paper, un ambiente che consente di creare, manipolare e condividere documenti di tipo rich text (con testo, immagini e altri elementi avanzati). Paper è pensato per il lavoro in team: offre avanzati strumenti di editing e collaborazione, come i thread di commento, le menzioni per assegnare attività e scadenze e altro.Ancor più recente è la funzione Showcase, una sorta di vetrina che consente di assemblare informazioni originali e documenti memorizzati nel file system remoto di Dropbox per creare un portfolio, presentare un progetto oppure offrire un’anteprima curata sul proprio lavoro. Al contrario di Paper, che è disponibile per tutti gli utenti, Showcase è accessibile soltanto agli utenti Professional.
L’homepage di Dropbox mostra una vista cronologica sugli ultimi documenti creati e modificati; è un ottimo punto di partenza per individuare gli ultimi file su cui si è lavorato.
A proposito di condivisione e collaborazione: Dropbox ha una lunga tradizione per quanto riguarda le funzioni di condivisione. Pur non avendo introdotto grandi novità negli ultimi tempi, ancora oggi rappresentano un punto di riferimento nel settore. Si possono condividere file e cartelle con altri utenti del servizio, oppure metterle a disposizione di chiunque conosca l’indirizzo Url privato del documento. Dropbox offre oggi anche una funzione per ricevere file e memorizzarli nel file system remoto, anche da parte di chi non è utente del servizio. Bisogna tenere sotto controllo queste cartelle Inbox perché i file ricevuti contribuiscono a esaurire lo spazio di storage remoto, almeno finché rimangono memorizzati nel file system cloud. Ottime sono anche le app destinate ai dispositivi mobile, che replicano tutte le funzioni più importanti dell’interfaccia Web e consentono il download locale selettivo dei contenuti. Queste app possono anche sincronizzare automaticamente il rullino delle fotografie e la versione iOS si integra con la nuova app File per la gestione centralizzata dei file, locali e remoti.
Oltre allo storage personale, Dropbox permette a tutti gli utenti di attivare uno spazio aggiuntivo di 2 Gbyte dedicato ai documenti relativi al proprio lavoro.
Uno dei principali difetti di Dropbox è la quantità di spazio offerta storage agli account gratuiti, che è limitata a soli 2 Gbyte: compiendo alcune azioni (per esempio convincendo altri utenti a iscriversi) e abilitando opzioni specifiche si può far crescere questo limite fino a un massimo di 18 Gbyte, ma serve molto lavoro per raggiungere questo valore. Gli abbonamenti destinati agli utenti privati sono due: Plus e Professional, al costo di 8,25 e 16,58 euro al mese con fatturazione annuale; in entrambi i casi lo storage passa a 1 Tbyte, vengono attivate la funzione di scaricamento per le cartelle nelle app mobile (gli utenti free possono scaricare solo singoli file) e gli strumenti di cancellazione remota dei file dai dispositivi sottratti o smarriti. La versione Professional, inoltre, offre funzioni di controllo avanzate per i file condivisi, un motore di ricerca full text, lo Smart Sync (file segnaposto) per limitare l’occupazione di spazio nei computer sincronizzati e la funzione Showcase, a cui abbiamo già accennato. Esistono poi piani di abbonamento specifici per le aziende i team di lavoro, a partire da un costo di 10 euro al mese per utente.