Trovare i comandi nel Ribbon di Office

La versione 2007 di Office, lanciata ormai cinque anni fa, ha portato con sé una rivoluzione epocale: stiamo parlando del Ribbon (in italiano Barra multifunzione), che ha sostituito la vecchia interfaccia basata su barre degli strumenti e menu a discesa. L’obiettivo del Ribbon – a nostro parere raggiunto, soprattutto nella versione leggermente rivisitata che è stata introdotta con Office 2010 – è quello di rendere più accessibili ed evidenti le funzioni di Office, talmente numerose da risultare a volte sconosciute persino agli utenti più esperti. Il primo impatto con il Ribbon però può essere frustrante, perché la distribuzione delle funzioni è profondamente cambiata: chi conosce a menadito una versione precedente di Office (e non ha la pazienza di fare una veloce ricerca nel sistema di aiuto) rischia di passare parecchio tempo saltando tra le schede del Ribbon alla ricerca di un comando particolare. Per questo motivo Microsoft ha creato una serie di guide interattive, accessibili via Web, che permettono di selezionare una funzione qualsiasi di un programma di Office 2003 e di ottenere la posizione del comando corrispondente nelle versioni 2007 e 2010 della suite.

Per accedere a questi preziosi strumenti, raggiungete la pagina http://tinyurl.com/Office2003Ribbon, selezionate la nuova versione di Office (2007 o 2010) nella sezione Guide interattive e quindi indicate quale applicazione vi interessa (Word, Excel, PowerPoint e così via). Nella pagina successiva, fate clic sul collegamento Avvia la guida per aprire un’ulteriore finestra in cui verrà visualizzata l’interfaccia navigabile. Le guide per Office 2007 sono realizzate in Flash, mentre quelle per la versione 2010 richiedono Silverlight; per poterle utilizzare, quindi, bisogna assicurarsi di aver installato tutti i plug-in necessari.

Broadcasting con PowerPoint

La diffusione di Internet a banda larga ha reso sempre più comuni ed economiche le riunioni in teleconferenza: le tecnologie necessarie sono ormai molto mature, e la velocità delle connessioni è tale da permettere un’esperienza piacevole e priva di problemi quasi ovunque nel mondo.

Trasmettere la voce e le immagini è quindi scontato, ma quando si parla in pubblico spesso si utilizzano informazioni di supporto in forma grafica e testuale; PowerPoint consente da moltissimi anni di creare slideshow accattivanti e informativi, ma soltanto con la versione 2010 ha integrato la tecnologia necessaria per trasmetterli in tempo reale via internet. Esistono varie piattaforme di videoconferenza avanzate che permettono di visualizzare documenti e perfino di collaborare sugli stessi dati, ma l’implementazione di PowerPoint ha molte frecce al proprio arco: è semplicissima da usare, non richiede un’infrastruttura server complessa ed è totalmente gratuita per tutti gli utenti del programma.

Per accedere alla funzione raggiungete la scheda Presentazione nella barra multifunzione, e quindi fate clic sul pulsante Trasmetti presentazione, nella sezione Avvia presentazione. La finestra di dialogo successiva permette di indicare il servizio di trasmissione da utilizzare: potete appoggiarvi sull’infrastruttura Microsoft (bisogna però disporre di un account Live ID, che è ottenibile gratuitamente registrandosi sul sito https://signup.live.com) oppure indicare un server personalizzato tramite il pulsante Cambia servizio di trasmissione. Fate clic su Avvia trasmissione e inserite le credenziali d’accesso: il servizio risponderà con un indirizzo Url che potrete comunicare a tutti i partecipanti alla riunione; basterà aprire il collegamento con un browser per visualizzare la sequenza delle diapositive.

La licenza di Office 2013 è ora trasferibile da un PC a un altro

Buone notizie per gli utenti di Office 2013: Microsoft ha modificato gli accordi di licenza acconsentendo al trasferimento della nuova suite su più dispositivi, una clausola finora concessa solo in caso di guasto del PC e coperto da garanzia. Sulla decisione hanno pesato le lamentele giunte dagli utenti e i feedback dei clienti che chiedevano maggior flessibilità nell’uso della suite e così da oggi sul blog di Office è comparso un post che annuncia la trasferibilità della suite da un dispositivo a un altro.

Gli utenti potranno sfruttare la stessa licenza su computer diversi ma solo a certe condizioni: in primo luogo il computer secondario deve appartenere sempre alla stessa persona e il trasferimento della licenza può essere fatto una sola volta ogni 90 giorni (unica eccezione un guasto del PC).

Quando il software viene trasferito su un’altra macchina, questa diventa automaticamente il “computer licenziatario”, il che implica che la licenza di Office 2013 venga prima disinstallata dal precedente PC.

Il trasferimento della licenza di Office 2013 si applica anche in caso di acquisto di un nuovo PC o di guasto del computer, al di fuori dei termini di garanzia.

Il cambiamento, precisa Microsoft, ha effetto immediato anche se i contratti di licenza andranno riscritti e questo probabilmente richiederà qualche mese. Le nuove policies si applicano alle versioni di Office Home and Student 2013, Office Home and Business 2013, Office Professionale 2013 e alle singole applicazioni di Office 2013.

Microsoft ha anche acconsentito al passaggio della licenza e del software tra utenti diversi, a patto però che il nuovo utilizzatore dia il suo consenso ai termini della licenza prima di effettuare il trasferimento del software e a condizione che la persona che cede il software con la relativa licenza sia il primo utilizzatore della medesima e non abbia ricevuto la licenza di Office 2013 da terzi.

Word: Velocizzare l’inserimento del testo

Quasi tutti i documenti di Word, specialmente quelli creati in ambito professionale, includono moltissimo testo ripetuto: intestazioni, formule di saluto e di commiato, firme e indirizzi ritornano in moltissimi file, sempre uguali oppure con differenze minime.

L’editor di testi integrato in Office offre molte funzioni dedicate proprio a semplificare e velocizzare la creazione di documenti simili tra loro: i Modelli, per esempio, permettono di impostare scheletri di documento in cui poi inserire il testo variabile, ma la nuova versione 2010 di Word offre anche uno strumento più flessibile: le Parti rapide, una raccolta di elementi di testo e grafica facilmente riusabili. Per accedere a questa funzione basta raggiungere la scheda Inserisci della Barra multifunzione, nella sezione Testo. Il pulsante omonimo permette di accedere a un menu a discesa che include varie funzioni predefinite: si può, per esempio, inserire in un documento una moltitudine di campi predefiniti recuperati dai metadati (Autore, Titolo, Categoria, Commenti e così via), campi calcolati con un linguaggio simile a quello delle formule di Excel, voci di glossario e molto altro ancora. Il comando Gestione blocchi predefiniti dà accesso a una finestra che mostra una notevole collezione di parti già pronte, dai frontespizi alle bibliografie.

Per aggiungere un nuovo elemento basta crearlo e selezionarlo, quindi richiamare la voce Salva selezione nella raccolta parti rapide; la finestra di dialogo di conferma permette di specificare opzioni come la Raccolta e la Categoria, mantenendo in ordine anche grandi collezioni.

Arriva Microsoft Office in abbonamento

Microsoft ha annunciato ieri Office 365 Home Premium, l’attesa versione consumer della suite per la produttività, che ora viene rilasciata anche in the cloud, oltre che come applicazione pacchettizzata. Per la prima volta gli utenti consumer possono abbonarsi a Office come servizio erogato dal cloud: una licenza di Office 365 Home Premium è utilizzabile su fino a cinque diversi dispositivi tra cui anche tablet, oltre a PC o Mac.

In questo modo le famiglie dove è presente più di un PC possono avvalersi di un unico abbonamento annuo ad Office 365 al costo di 99 euro.

Microsoft ha rilasciato anche le app di Office su Windows Phone, iPhone, iPad e i telefoni Android. Nella suite oltre alle versioni per Windows 8 dei programmi classici di Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher e Access) sono inclusi anche i servizi cloud come SkyDrive con 20 Gbyte di spazio per l’archiviazione on line di documenti e Skype con 60 minuti di chiamate al mese verso più di 40 paesi.

Per gli studenti universitari Microsoft rilascia anche l’abbonamento a Office 365 University che costa 79 euro ed è valido per quattro anni, questa versione della suite contiene tutti i programmi Office completi utilizzabili su massimo due PC o Mac e solo da personale docente e studenti in ambito universitario.

Alla scoperta di Office 2013

La nuova versione della suite Microsoft non introduce novità rivoluzionarie ma contiene una miriade di innovazioni che permettono di lavorare meglio e con una maggiore produttività.

di Maurizio Bergami e Dario Orlandi

Dopo Windows, è la volta di Office: Microsoft metterà tra breve sul mercato una nuova versione della sua suite di produttività. Office 2013 sarà rilasciato al pubblico probabilmente tra marzo e aprile, ma il software è già pronto da qualche mese e l’edizione Professional Plus, la più ricca di applicazioni e strumenti, alla fine di ottobre è stata resa disponibile agli abbonati ai servizi Msdn e Technet. Pc Professionale ha potuto quindi testare in anteprima le novità introdotte dalla nuova release; per questo articolo abbiamo concentrato l’attenzione in particolare sui quattro “pilastri” della suite: Word, Excel, PowerPoint (le applicazioni più note, presenti in tutte le edizioni) e Outlook, il client di posta elettronica più diffuso in ambito professionale. Abbiamo analizzato questi programmi in particolare nell’ottica degli utenti finali, tralasciando gli aspetti più legati all’utilizzo in ambiente aziendale.

L’annuncio relativo alla disponibilità della versione finale (Rtm, Release to Manufacturing) di Office 2013 risale alla metà dello scorso ottobre, ma a quattro mesi di distanza la nuova suite è disponibile solo per gli abbonati a Msdn o Technet e per i dipendenti di aziende che hanno stipulato con Microsoft contratti di licenza Volume. Che queste categorie ricevano le nuove release prima del pubblico è una consuetudine, ma generalmente l’intervallo che separa il primo rilascio dalla cosiddetta General Availability è limitato a poche settimane. In questo caso, invece, sono già trascorsi alcuni mesi e ancora non è stata fissata una data precisa per il rilascio finale.

Una famiglia numerosa

Office è da tempo una famiglia di prodotti articolata e multiforme, che racchiude sotto un’unica denominazione un’ampia varietà di componenti. La versione tradizionale, con licenza “perpetua”, si chiamerà Office 2013 e sarà disponibile in varie composizioni, come in passato, che comprenderanno sempre Word, Excel, PowerPoint e OneNote, a partire dalla più economica versione Home & Student. Outlook sarà presente in tutte le altre edizioni; Office Professional includerà anche Access e Publisher, mentre InfoPath sarà inserito solo nella versione Professional Plus, insieme al client Windows per Lync, la piattaforma Microsoft – evoluzione di Office Communicator – che offre funzioni di comunicazione testuale, vocale e videoconferenza, collaborazione e condivisione delle informazioni.

Accanto al meccanismo di licenza tradizionale, Microsoft propone anche un ventaglio di abbonamenti, raccolti sotto la denominazione Office 365. Queste proposte non sono strettamente legate all’edizione 2013 dei software, anzi offrono proprio la garanzia di poter disporre sempre della versione più recente di tutti i programmi. I prezzi dell’abbonamento annuale sono di poco inferiori rispetto a quelli delle licenze tradizionali, ma questa formula presenta alcuni vantaggi non trascurabili: innanzi tutto l’abbonamento è per utente e consente fino a cinque installazioni su macchine diverse , in qualunque combinazione Pc e Mac. Gli abbonamenti Office 365 permettono anche lo streaming delle applicazioni Office, ovvero lo scaricamento temporaneo dei programmi su un Pc qualsiasi: dopo aver completato il lavoro basta chiudere il software per eliminarlo dal computer ospite. La versione Home Premium è legata a SkyDrive (con uno spazio di archiviazione di 20 Gbyte), mentre le edizioni professionali includono l’accesso a SkyDrive Pro, un servizio che abbina il cloud storage e le funzioni di condivisione e lavoro in team tipiche di Sharepoint Online. Si tratta, comunque, di un servizio personale, legato quindi a uno specifico utente.

Abbiamo scelto di non approfondire la composizione e le caratteristiche peculiari di Office 365, dato che l’offerta sarà modificata in maniera significativa entro breve tempo,. Le novità dovrebbero riguardare l’offerta commerciale, con l’introduzione di nuovi piani d’abbonamento, e anche la parte tecnica, con nuove versioni delle Office Web Apps e dei servizi online lato server (Exchange, Lync, SkyDrive Pro e così via).

Una terza versione di Office è dedicata ai dispositivi Windows RT, basati sull’architettura Arm. Questa release non è in commercio, poiché è integrata all’interno del sistema operativo. Office RT è sostanzialmente l’edizione Home & Student: comprende Word, Excel, PowerPoint e OneNote, e la sua licenza non prevede l’uso per attività professionali, a meno che l’utente non disponga anche di una licenza di Office 365 o di una versione professionale della suite. Rispetto alle versioni dedicate alla piattaforma x86, Office RT ha poi qualche limitazione: per esempio non supporta le macro, i componenti aggiuntivi e alcune funzioni avanzate di Excel e PowerPoint.

Non bisogna poi dimenticare che sempre sotto l’ombrello di Office ricadono anche vari software di tipo server, disponibili sia per l’installazione in locale sia come servizi online, ad esempio Exchange, SharePoint e Project. Dedicato alle aziende è anche il sistema di comunicazione e condivisione Lync, che richiede un componente lato server. (….)

Estratto dell’articolo di 12 pagine pubblicato sul numero 263 di febbraio di PC Professionale

Confrontare e unire i database Access

L’ analisi delle differenze tra le versioni dei file è un lavoro delicato, in particolare quando si ha a che fare con oggetti complessi come i database. Si tratta però di un’operazione spesso essenziale, per esempio in fase di debugging di un’applicazione per capire cosa è accaduto, oppure per verificare le differenze tra un archivio e un backup. Nel caso degli archivi Access ci si può affidare ad AccdbMerge (http://sites.google.com/site/accdbmerge), un software gratuito che, come il nome lascia intuire, permette anche di fondere i contenuti di più archivi in un unico database. L’interfaccia del programma è semplicissima e intuitiva: due pannelli affiancati mostrano i contenuti degli archivi presi in esame, mentre la barra degli strumenti permette di individuare i file da caricare, di copiare gli elementi selezionati tra un database e l’altro e di compiere ricerche full text. Una volta caricati i due database, il programma mostra un riepilogo dei contenuti (tabelle, query, macro, maschere, report e moduli) in formato navigabile: basta un clic su uno dei collegamenti per aprire una nuova scheda in cui si possono vedere i dettagli della struttura delle tabelle, i dati veri e propri oppure il codice sorgente delle funzioni personalizzate. Il software consente anche di unire i contenuti di due database, a patto che il formato delle tabelle sia compatibile; la gestione dei conflitti è comunque demandata all’utente, che deve armarsi di molta pazienza. Molto efficace è anche lo strumento di ricerca, che permette di individuare rapidamente una stringa di testo in qualsiasi punto dell’archivio.

Opzioni di stampa avanzate con Outlook

Con Office 2010, Microsoft ha introdotto il Backstage, una schermata di opzioni accessibile con un clic sulla scheda File della Barra multifunzione, che raggruppa in un’unica posizione tutte le funzioni più comuni per la gestione dei documenti: salvataggio, apertura, stampa e così via. Il backstage, inoltre, è sostanzialmente identico in tutte le applicazioni della suite: chi impara a usare uno dei programmi di Office si troverà quindi subito a suo agio con tutte le altre applicazioni della suite.

Proprio per queste somiglianze, un utente può ritrovarsi in difficoltà nei pochi casi in cui l’uniformità viene meno: è il caso, per esempio, della schermata di stampa di Outlook, in cui (al contrario delle altre applicazioni della suite) non è presente il controllo per limitare la stampa a un intervallo di pagine. Si tratta, peraltro, di una funzione comoda, poiché molto spesso nel testo delle mail sono citati anche tutti i messaggi precedenti, che aggiungono all’ultima risposta molte righe poco utili. Per indicare le pagine da stampare bisogna fare clic sul pulsante Opzioni di stampa, subito sotto il controllo a discesa che permette di scegliere la stampante di destinazione. Si aprirà una finestra di dialogo che include varie funzioni interessanti, tra cui il campo in cui inserire gli intervalli di pagine da stampare e un’opzione che permette di inviare in stampa soltanto la parte selezionata del messaggio. Con un clic sul pulsante Anteprima si può verificare l’impatto delle impostazioni prima di completare l’operazione.

Omissis con Word

Quando si vuole rendere pubblico un documento nascondendone però alcune porzioni (ad esempio frasi o parole specifiche che possono contenere informazioni sensibili oppure private), normalmente si usa annerirle in maniera tale da occultarle senza però modificare il formato e l’impostazione del testo. Word non offre uno strumento dedicato a quest’operazione, ed è sconsigliato l’uso di escamotage come l’evidenziazione con il colore nero: le informazioni “nascoste” sarebbero infatti ancora presenti, anche se non visibili, e basterebbe copiare e incollare il testo in un altro documento per rendere visibili le frasi oscurate. Non è affatto raro che l’uso di questa tecnica di oscuramento causi la divulgazione involontaria di informazioni riservate, anche da parte di organizzazioni governative: un esempio clamoroso è il rapporto Usa sull’uccisione in Iraq del funzionario italiano Nicola Calipari, ricco di omissis in realtà perfettamente leggibili col metodo appena citato.

Per evitare fughe di dati potenzialmente devastanti si può usare l’add-in gratuito Word 2007 Redaction Tool (http://redaction.codeplex.com), compatibile anche con Word 2010. Durante l’installazione il tool potrebbe richiedere lo scaricamento di librerie esterne, come il framework .Net. Word 2007 Redaction Tool aggiunge alla scheda Revisione della barra multifunzione una nuova sezione contenente i comandi che permettono di aggiungere un omissis o di annullarlo, e di spostarsi velocemente tra i vari passaggi oscurati. Dopo aver completato il controllo del documento, basta fare clic sulla freccia sotto il pulsante Mark e selezionare la voce Redact document: l’add-in creerà una nuova versione del testo, in cui le informazioni sensibili risulteranno eliminate maniera definitiva. Subito dopo verrà visualizzata la finestra Controllo documento, una funzione integrata in Word che permette di eliminare metadati privati e altre informazioni inutili ai fini della distribuzione.

Mettere ordine 
tra le cartelle di Outlook

Col tempo i messaggi di posta elettronica si accumulano negli archivi dei client e rendono sempre più lento l’accesso ai software. Outlook, in particolare, tende a rallentare – sia all’avvio sia durante le operazioni più comuni – quando deve aprire un database che contiene molte migliaia di messaggi. Si può naturalmente creare a mano un nuovo archivio in cui spostare i messaggi più vecchi, ma esiste un’utility che automatizza gran parte delle operazioni e permette anche di dividere i messaggi per anno d’invio oppure in archivi di dimensioni predefinite: si chiama Split Storage e può essere scaricata, previa registrazione, a questo indirizzo. I programmi di questo sito richiedono un runtime comune, che dev’essere installato prima dell’add-in; non ci si può comunque sbagliare, poiché Split Storage verifica i requisiti prima di procedere con l’installazione.

Dopo aver terminato l’operazione di setup, avviate Outlook e selezionate la nuova scheda OutlookFreeware.com nella barra multifunzione. Fate clic sul pulsante Split Storage per aprire la finestra di configurazione dell’add-in; qui basta indicare l’archivio che si vuole suddividere e la dimensione massima di ogni sezione, o in alternativa si può spuntare l’opzione Split by year per dividere i messaggi secondo l’anno di ricezione. Un clic sul pulsante Run avvia l’operazione; è opportuno essere collegati a Internet, specialmente se si usa un account Imap, poiché durante l’elaborazione il programma potrebbe aver bisogno di una connessione per recuperare allegati e altre informazioni.

La Document Cache di Office 2010

Chiunque abbia installato la versione più recente di Office potrebbe aver notato un nuovo processo in esecuzione nel Task manager: si tratta di Msosync.exe, cui è associata la descrizione “Microsoft Office Document Cache”. Si tratta del processo che si occupa di eseguire il caching dei documenti di Office utilizzati più spesso o più di recente, per velocizzarne l’apertura in caso di necessità. Il processo è utilizzato anche dall’Office 2010 Download Center, il tool di gestione dei documenti remoti memorizzati su SkyDrive (che possono essere mantenuti in locale per un accesso molto più rapido). Questo meccanismo, però, può arrivare a occupare anche qualche Gbyte sull’hard disk: se avete bisogno di recuperare spazio, potete svuotare la cache aprendo l’Upload Center (basta digitare la relativa stringa nel campo di ricerca del menu Start). Fate clic su Impostazioni nel menu principale e svuotate la cache con un clic sul pulsante Elimina file nella cache. Spuntando la casella Elimina file da Cache dei documenti di Office alla chiusura si può evitare che queste informazioni si accumulino di nuovo. Dopo aver confermato le impostazioni con Ok e aver chiuso l’applicazione, potrete anche eliminare il processo attivo senza alcun pericolo: fate clic sul nome del processo nella scheda Processi del Task manager e chiudetelo con un clic sul pulsante Termina processo.

Per evitare che il processo si avvii automaticamente al boot, aprite il menu Start e digitate la stringa msconfig nel campo di ricerca; avviate il tool e selezionate la scheda Avvio. Scorrete quindi la lista degli elementi, togliendo il segno di spunta di fianco a Microsoft Office 2010.

Modificare più parti di un documento con OpenOffice.org

Word offre da moltissimi anni la possibilità di dividere la sua finestra in due parti, nelle quali da visualizzare contemporaneamente zone diverse dello stesso documento: basta spostare il cursore sull’elemento posto all’estremità superiore della barra di scorrimento verticale, lungo il margine destro della finestra, e trascinarlo verso il basso. Si tratta di un sistema impagabile quando è necessario mantenere a portata di mano uno specifico brano di un documento mentre se ne sta scrivendo o modificando un’altra sezione.

OpenOffice.org non offre una funzione identica, ma, sfruttando la gestione delle finestre si possono ottenere risultati addirittura migliori. Basta selezionare la voce Nuova finestra dal menu Finestra per aprire una nuova vista sul documento corrente, vista che verrà mantenuta sincronizzata anche in caso di modifiche al testo. Questo approccio è sicuramente più versatile di quello di Word: oltre a permettere la suddivisione dello schermo in orizzontale, consente di impostare configurazioni più complesse – in verticale o addirittura su monitor multipli – e perfino di aprire una terza o una quarta vista sul file. Per recuperare un po’ di spazio sullo schermo potete nascondere le toolbar nelle pagine utilizzate come riferimento: per ottenere questo risultato, selezionate Visualizza/Barre degli strumenti e togliete il segno di spunta a fianco degli elementi attivi; in modo simile potete nascondere anche il righello e la barra di stato. Per ripristinare struttura “tradizionale” della finestra basta un clic su Visualizza/Barre degli strumenti/Ripristina.

Modificare la visualizzazione protetta di Office 2010

I documenti di Office possono includere codice eseguibile e altre funzioni che estendono le possibilità di modifica oltre i confini del documento stesso. La disponibilità di un vero e proprio linguaggio di programmazione interno, nonché la possibilità di collegarsi a sorgenti di dati, manipolandone i contenuti, permettono agli utenti più avanzati di creare soluzioni capaci di semplificare e automatizzare almeno in parte il flusso di lavoro quotidiano. Questa potenza, però, apre la porta a qualche problema di sicurezza: è relativamente semplice creare codice malevolo e inserirlo in un file di Word o Excel in modo che vada in esecuzione non appena si apre il documento. I programmi di Office 2010 offrono una funzione di protezione, denominata Visualizzazione protetta, che garantisce un livello di sicurezza aggiuntivo rispetto a quanto ottenibile con un software antivirus: i documenti provenienti da fonti potenzialmente pericolose si aprono infatti in sola lettura, senza eseguire alcun codice. Questo sistema però non funziona sempre alla perfezione: in alcuni casi ritiene “provenienti da un percorso Internet” (un modo complicato per dire che sono stati scaricati dalla Rete) e quindi potenzialmente pericolosi anche i documenti memorizzati sull’intranet aziendale, un fastidio notevole per chi lavora ogni giorno connesso a una Lan. Sapendo dove andare a cercare si può però modificare il comportamento di questa funzione: selezionate la scheda File, quindi la voce Opzioni nell’elenco di sinistra; nella finestra che si aprirà, scegliete Centro protezione nel menu di sinistra e quindi fate clic sul pulsante Impostazioni Centro protezione, sulla destra.

Si aprirà una nuova finestra d’impostazioni, nella quale potrete modificare anche le opzioni della Visualizzazione protetta: basta un clic sulla voce relativa, nel menu di sinistra, per raggiungere la relativa pagina di configurazione. Spuntando le varie voci potrete attivare o disattivare selettivamente la protezione per i file provenienti da Internet, da posizioni considerate non sicure (come le condivisioni di rete) o gli allegati di Outlook, mentre selezionando l’opzione Percorsi attendibili nell’elenco di sinistra potrete specificare le cartelle che non devono far scattare la protezione.

Conoscere il Ribbon di Office giocando

Per la maggior parte degli utenti abituati alle vecchie versioni, il primo impatto con Office 2007 o 2010 è un vero shock: la nuova barra multifunzione ( il cosiddetto Ribbon), progettata per migliorare sostanzialmente l’usabilità e l’accessibilità delle numerosissime funzioni disponibili, ha rivoluzionato l’interfaccia della suite distribuendo i comandi secondo una logica completamente diversa rispetto al passato. Inoltre, da sempre le applicazioni di Office hanno una dotazione di funzioni sovrabbondante, tanto che solo pochissimi esperti possono dire di conoscerne a fondo le potenzialità. Per cercare di ovviare a entrambi i problemi, Microsoft ha realizzato un programma educativo ben riuscito: Ribbon Hero, giunto alla seconda edizione, permette di familiarizzare con l’interfaccia di Office e con le funzioni delle sue applicazioni, grazie a un approccio ludico che rende l’apprendimento molto più divertente e naturale. Potete scaricarlo gratuitamente dal sito Microsoft in tre diverse versioni: per Windows XP, Vista e 7.

Dopo aver completato il setup, tutte le applicazioni di Office mostreranno sulla barra multifunzione un nuovo pulsante per l’avvio di Ribbon Hero. Sono presenti diversi livelli, di difficoltà crescente, ciascuno dei quali offre sfide che possono essere completate in totale autonomia (per ottenere il punteggio massimo) oppure sfruttando suggerimenti che guidano passo dopo passo il giocatore verso il completamento di compiti specifici. Una barra informativa sul lato destro dell’applicazione indica l’obiettivo attuale e offre tutti i suggerimenti necessari per portare a termine il compito. Il programma è purtroppo disponibile soltanto in inglese e richiede qualche sforzo per far corrispondere i comandi della versione originale con quelli tradotti in italiano.

MS Word: una scorciatoia per ingrandire i caratteri

Come accade per quasi tutti i comandi di Word, quello che modifica la dimensione dei caratteri può essere controllato non solo con il mouse ma anche con una pratica combinazione di tasti. Per prima cosa, selezionate la parola o il brano che volete modificare, quindi aumentatene la dimensione con Ctrl+Maiusc+< (parentesi angolare chiusa). Esiste naturalmente una scorciatoia anche effettuare l’operazione opposta: Ctrl+< (parentesi angolare aperta).

Tenete presente che i passi di questa modifica seguono lo stesso ordine delle impostazioni visualizzate nel menu a discesa Dimensione carattere: quindi ingrandendo un testo di 13 punti passerete a 14, ma rimpicciolendolo andrete a 12; un comportamento che potrebbe essere diverso dalle attese.  Molto utile è un’altra possibilità offerta da questo sistema di modifica delle dimensioni dei caratteri: selezionando una porzione di testo che include parole e frasi di dimensioni diverse, potrete ingrandire o rimpicciolire tutti gli elementi del brano in modo proporzionale.

Proteggere i file di Word

Fino a qualche anno fa, l’algoritmo che proteggeva i documenti di Office era appena sufficiente a frenare la curiosità di chi s’imbatteva per caso in un testo oppure in un foglio di calcolo cifrato. Oggi Microsoft ha invece implementato un sistema di sicurezza molto più robusto, che permette di limitare i diritti degli utenti: per bloccare l’apertura di un testo in Word fate clic sulla scheda File nella barra multifunzione, selezionate la voce Informazioni nell’elenco di sinistra e quindi fate clic sul pulsante a discesa Proteggi documento, nella sezione Autorizzazioni. Fate clic sull’opzione Crittografa con password, inserendo la password nella finestra di dialogo successiva e confermando poi l’inserimento.

Chiunque voglia aprire il documento dovrà ora conoscere e inserire la password, ma una volta ottenuta l’autorizzazione potrà fare ciò che desidera con i contenuti: per evitare che questo accada sono disponibili altre funzioni, che permettono per esempio di impedire modifiche al testo (File/Informazioni/Proteggi documento/Limita modifica). Potete scegliere di limitare le possibilità di formattazione (per garantire la conformità agli standard aziendali) o permettere solo alcuni tipi di modifica, come revisioni, commenti, compilazione di moduli o ancora trasformare il file in un documento di sola lettura. Fate quindi clic su Applica protezione, inserendo una nuova password per proteggere le impostazioni appena selezionate.

Bisogna comunque considerare che, sebbene l’algoritmo di protezione sia oggi piuttosto solido, la scelta della password rimane cruciale: esistono infatti programmi di analisi capaci di sfruttare la potenza di calcolo dei processori multi core e delle schede grafiche più recenti: è quindi necessario impostare una password davvero robusta per garantire la sicurezza dei dati.

Tradurre facilmente i documenti di Office

Il servizio di traduzione automatica offerto da Google (http://translate.google.com) si segnala di tanto in tanto per la qualità scadente, ma se si considera che il tool lavora in maniera automatica e che è offerto gratis, bisognerebbe invece stupirsi dell’efficacia e della precisione con cui riesce a comprendere e a tradurre la maggior parte delle frasi. Si tratta, comunque, di un servizio utilissimo per cercare almeno di desumere il senso generale di un testo o di una pagina Web in una lingua sconosciuta. Ma come fare quando bisogna invece tradurre un documento di Office?

La strada suggerita da Google è copiare e incollare i brani di testo nella pagina del servizio ma, usando DocTranslator, si può completare il lavoro molto più in fretta e con risultati migliori: questo servizio Web, raggiungibile all’indirizzo www.onlinedoctranslator.com, accetta in input documenti di Office (e non solo), restituendo poi una versione tradotta nella lingua selezionata. L’applicazione va avviata con un clic sul pulsante Start Document Translator (la prima volta sarà necessario accettare lo scaricamento di un’applet Java). Nella pagina principale colpisce la varietà di formati gestiti: si va dai documenti di Office, nel formato tradizionale e in quello basato su Xml, ai file Pdf, dai sottotitoli con estensione Srt ai documenti di OpenOffice.

Per impostare la traduzione basta scegliere un formato, caricare il file da elaborare e indicare la lingua sorgente (spesso rilevata automaticamente) e quella di destinazione. Un clic sul pulsante centrale avvia l’operazione; naturalmente bisogna indicare dove dev’essere salvato il documento tradotto.

Oggetti 3D in PowerPoint

PowerPoint offre pochi strumenti per creare oggetti tridimensionali realistici, ma con un uso attento delle funzioni disponibili si possono comunque ottenere risultati piuttosto convincenti. Per esempio, sfruttando le funzioni Rilievo si possono ottenere sfere, coni, piramidi e altri solidi di grande impatto visivo. Vediamo ad esempio come creare una semisfera. Per cominciare, create un cerchio perfetto selezionando la forma Ovale nella sezione Disegno della scheda Home della barra multifunzione e disegnando la figura tenendo premuto il tasto Maiusc.

Fate quindi clic destro sulla forma e selezionate la voce Formato forma nel menu contestuale. Nell’elenco di sinistra della finestra di dialogo andate alla sezione Formato 3D: per iniziare, inserite un valore di circa 20 punti nei due campi Larghezza e Altezza della sezione Rilievo/In alto. In questo modo inizierete a dare profondità all’oggetto; per vedere meglio il risultato del lavoro, selezionate la sezione Rotazione 3D nell’elenco di sinistra della finestra Formato Forma e applicate una rotazione di 90 gradi attorno all’asse X.

Tornate quindi ai controlli della sezione Formato 3D e aggiustate i valori di Altezza e Larghezza fino a ottenere una semisfera perfetta: PowerPoint fortunatamente aggiorna in tempo reale l’immagine man mano che si modificano i valori di questa sezione. Ripristinate infine la posizione iniziale riportando a 0 i valori in Rotazione 3D, oppure personalizzate la prospettiva per un ottenere l’effetto voluto. Selezionando una diversa forma di base o intervenendo sul tipo di rilievo (per modificarlo usate i due pulsanti nella sezione Rilievo della finestra Formato 3D) potrete ottenere facilmente solidi di altri tipi, come per esempio coni e piramidi.

Un acceleratore per Excel

Il foglio di calcolo prodotto da Microsoft è potente e ricchissimo di funzioni, ma in qualche caso sacrifica la semplicità sull’altare della completezza, rendendo lunghe e noiose alcune operazioni frequenti. Per rendere più veloce l’accesso alle opzioni e funzioni più utili tra quelle sepolte nei sottomenu (o nelle schede della nuova barra multifunzione) del software, si può utilizzare Excel Accelerator, un componente aggiuntivo gratuito scaricabile da questo sito. Il file è disponibile in due versioni: per Excel 2003 e versioni precedenti, e per Office 2007/2010.

Questo Add-in offre anche varie altre funzioni utili e una libreria di pratiche funzioni aggiuntive.

Dopo aver completato il download e installato il programma, aprite Excel e selezionate File/Opzioni; nell’elenco di sinistra scegliete la voce Componenti aggiuntivi, e quindi Componenti aggiuntivi di Excel nella casella a discesa Gestisci, nella parte inferiore della finestra.

Premete quindi Vai per aprire una nuova finestra di dialogo: se l’opzione Excel-Accelerator 2007 è già attiva disabilitatela, confermate con OK, quindi riaprite la finestra e abilitatela di nuovo. In questo modo apparirà una nuova scheda, in cui sono inserite tutte le funzioni Excel Accelerator ha riportato alla luce.

Excel-Accelerator è in inglese (a volte incerto: l’autore evidentemente non è madrelingua e scrive alcuni termini – come numaric, invece di numeric – in modo errato), ma è comunque facilissimo da usare anche per chi ha scarsa dimestichezza con questa lingua.

Un ponte tra Microsoft Office e Google Docs

Microsoft Office è di gran lunga la suite di produttività personale desktop più diffusa, ma sul Web il primato spetta a Google Docs che – anche se molto meno potente del pacchetto Microsoft – ha il vantaggio di essere gratuita. Esiste un semplice add-on per Office che permette di mettere in comunicazione le due suite: dopo averlo installato diventa possibile aprire e modificare in Office i documenti memorizzati nel cloud di Google e, viceversa, salvare su Google Docs un testo o un foglio di lavoro realizzato con la suite Microsoft. Naturalmente questa soluzione ha qualche limite, dovuto alla compatibilità solo parziale tra i due formati, ma gli utenti – probabilmente la grade maggioranza – che usano solo le funzioni più comuni di Office ben difficilmente ci si scontreranno.

Per gettare un ponte tra Redmond e Mountain View, visitate questo sito e scaricate il file d’installazione dell’add-on. Il processo di setup è semplicissimo e automatico, al termine troverete una nuova toolbar subito sotto la Barra multifunzione di Office: fate clic su Accedi e inserite le credenziali Google per autenticarvi, confermando quindi l’autorizzazione con un clic sul pulsante Concedi l’accesso nella pagina successiva. Le impostazioni generali possono essere lasciate così come sono proposte; confermate quindi con OK per terminare la fase di impostazione iniziale.

Per aprire un documento memorizzato in Google Docs basta un clic sul pulsante Google cloud connect della nuova toolbar, selezionando quindi Apri da Google Documenti nel menu a discesa; viceversa, per salvare un documento è presente il pulsante Sincronizza.

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